Milyen buktatók leselkedhetnek az otthoni munkavégzés során?
Miért olyan nehéz koncentrálni otthon, amikor körülötted a család, a háziállatok és a háztartási teendők várnak? Hogyan legyél hatékony home office-ban úgy, hogy közben a házimunka is haladjon?
Ez bizony komoly kihívás akár van gyermeked, akár nincs. Az a környezet, ahol alszol, az a rutin, ahol korábban “csak pihentél”, megváltozik, mikor a munkarended home office-szá alakul. A home office egyik legnagyobb kihívása az, hogy könnyen elkalandozhat a figyelmünk. A közösségi média értesítései, a háztartási teendők és a családtagok mind-mind versengenek a figyelmünkért.
Új rutinok kialakításával, időmenedzsment technikák segítségével azonban megtanulhatjuk, hogy hogyan tartsuk fókuszban a munkánkat és megmaradjon a motivációnk is, ehhez hoztam az általam is ismert tippeket és trükköket.
De mielőtt a fájdalmas részébe belekezdenék, azért emeljük ki a nyilvánvaló előnyeit a távmunkának és a vállalkozói létnek – ezt itt most összemosom.
- Ha már home office, akkor igen, van rá lehetőség, hogy tovább aludjon az ember,
- Lehet kényelmesebb göncből is dolgozni
- Megteheted, hogy korábban végzel, nagyobb szünetet hagysz, sőt azt is, hogy mikor az álom helyett inspiráció jön, felkelsz és nekiülsz dolgozni / alkotni
- Viszonylag rugalmasan osztod be az idődet
- Akkor tanulsz, fejleszted magad, mikor szeretnéd, olyan ismerettel, amilyennel szeretnéd, és attól tanulsz, akivel tudsz azonosulni
- Meghatározhatod az áraidat
- Megválogathatod – bizonyos esetekben -, hogy kikkel szeretnél és fogsz együtt dolgozni
- Önfejlesztő hatás végtelen mennyiségben, főleg olyankor, mikor nem is számítasz rá
Elsőre ennyi, de biztosan van még sok, csak nem ástam eléggé mélyre. Na, de akkor, kezdjünk is bele a tippekbe, trükkökbe. Próbáld ki őket, használd, hogy kiderüljön, neked melyik válik be!
Oh még egy dolog: Lehet, hogy sok közhelyet is találsz benne, de nem a chatGPT vagy Gemini Ai mondta ezeket, hanem a tapasztalat, bármennyire is snassz, igazak.
1. A megfelelő környezet kialakítása
Erről írtam egy másik cikkemben bővebben, így itt nem húzom vele az időt, gyorsan összefoglalom, nagyon puritánul:
- dedikált helyszín
- ergonomikus elrendezés
- világítás
- rend és tisztaság
Érdemes egy jól kialakított otthoni irodába befektetni, mert más motivációval, más élménnyel kezdesz bele a munkádba, ha inspiráló a környezeted. Hatékonnyá tesz, magabiztossá.
2. A zsonglőrködés
Nem kertelek, ez nehéz és fájdalmas út tud lenni, főleg ha korábban nem annyira voltak otthoni rendszerezett szokásaid, mert itt bizony ezeknek a kialakítása a cél, és az ezekkel való kísérletezésről lesz szó ebben a cikkben. Kezdjünk is bele!
DE! előtte: Ne akarj mindent egyszerre és azonnal megváltoztatni! Válassz 1-2-3 trükköt, amivel próbálkozol először, legyen belőlük szokás, aztán bővíts ismét 1-2-3 darabbal! Ha mindent egyszerre akarsz, akkor csak lemorzsolódnak az új dolgok. Kipróbálhatod, de csak csalódást hoz. Érdemes kevesebbel kezdeni, komolyan.
Feladatok, időmenedzsment, hatékonyságnövelés:
Öltözz fel!
Igen, ez komoly. Öltözz fel, moss fogat, fésülködj meg. Otthon vagy, ez kényelmi faktor, de óvakodj!
A home office állapotok: ahol a pizsama az új üzleti öltöny, a konyha a menza, és a macska a legfontosabb kolléga – vagy valamelyik növényed. Ebből aztán nem lesz munka!
Szóval, húzz tiszta cuccot, moss fogat és ha kell még csinosítsd is ki magad, mintha bemennél a munkahelyedre – hiszen bemész a munkahelyedre. Mielőtt még igénytelenné válsz, ezt a rutint ne engedd eltűnni az életedből.
Napi tervezés
Mióta virtuális asszisztensként dolgozom, a napjaimat mindig reggeli priorizálással kezdem. Ezt általában hetente és naponta is elvégzem. Hétfőnként a heti összes feladatot összegyűjtöm, majd kiosztom magamnak szempontok alapján (ugye-ugye, Eisenhower-mátrix?):
- Első lépés: Összes feladat összegyűjtése
- Második lépés: Mikorra kell elkészülni vele? → rövid határidősek előre, többi kiosztva a további napokra
Ha pedig már a hét valamelyik napján tartunk, akkor felmérem a fennmaradt feladatokat szintén a fenti két szempont alapján és beosztom őket.
Ésamúúúúgy… nemcsak a feladatokat kell betervezni, hanem a pihenőket és az evést is. Óhatatlan, hogy a home office mellett elfelejtünk enni (legalábbis én). Jön a flow és huss, kész elment a nap, mi meg ülünk korgó gyomorral, aztán jön a gombócolás, hízás stb. Úgyhogy a pihenők és az evés mellé még az edzést is érdemes beletenni – de ne akarj egyszerre túl sokat. Heti rendszeresség is elég elsőre!
Feladatlista
Nekem kényelmesebb papíron látni a feladatokat, mert jó érzés az elvégzetteket lehúzni, jóóóóól átfirkálni. A nap végén jó látni, mikor minden aznapi munka elkészült és egy telefirkált (minden feladat kihúzva) lap kerül a kukába. Na jó, ez annyira nem környezetbarát, de spórolástechnikailag a 2. oldalát is használom, hogy ne legyen annyi szemetem. Szóval, készíts feladatlistát a priorizálás alapján.
A komolyabb, összetettebb, hosszabb, több részfeladatból álló projektekhez már nem cetliket tartok, úgy követhetetlen lenne, erre találták ki a projektkezelő szoftvereket. Nekem erre a célra a Trello jött be, de biztosan sok jót hallottál már a Notion-ről is. Érdemes felmérned, hogy mennyire tudsz mélyen, összetetten dolgozni ezekben, kihasználod-e a funkciókat. Nekem bőven elég a Trello, de van, akinek már kezdetektől a Notion segíti a teendőit.
Naptár és határidők betartása:
A teendők rögzítésére, mert akinek nincsen esze, legyen notesze/naptárja. Meg ugye, ami nincs a naptárban, az nem is létezik, ami meg benne van, arra szánunk időt.
Nekem több naptáram is van, ezeket összehangoltan használom. 1 fizikai, könyöklős asztali naptár, amibe sokszor cetlik helyett a feladatokat is listázom és firkálok, de leginkább a meetingeket jegyzem fel. A többi pedig Google Naptár, ami végtelenül egyszerű és követhető megoldás a feladatok nyilvántartására, időpontok feljegyzésére (plusz minden magán is). Használd a határidőket is, adj meg a feladatoknak kezdő- és végső dátumot, mert így lesz egy kis kényszerhatás, hogy nekiláss.
Pomodoro-technika (ez a kedvencem):
Egy nagyon hatékony időmenedzsment módszer. 25 perces fókuszidős munkaszakaszokból és rövid (kb. 5 perces) szünetekből áll. Ezt természetesen igényre lehet szabni, a lényeg maga a fókuszidő és a szünetek. A szabály az, hogy a munkaszakasz alatt konkrétan csak feladattal szabad foglalkozni – az ehhez kapcsolt idő változhat -, majd kövesse egy arányos, de rövid szünet. Így friss, hatékony és koncentrált maradhatsz a nap során. A pihenő szakaszokra is figyelj, tartsd be, mert így tudsz töltődni.
Tehát: 25 perc feladat, 5-10 perc szünet, majd újra.
Nyeld le a békát!:
- Mikor van egy nagyon-nagyon nemszeretem feladatom,
- Olyan feladat, amit halogatok egy ideje,
- Olyan, amit nehéz vagy félelmetes megcsinálni, akkor bizony jön ez a technika.
A lényege: kezdd a legnehezebb feladattal, mert utána minden más már könnyebbnek tűnik.
Eredményül felszabadultabb, vidámabb, megkönnyebbültebb leszel, plusz egy nehéz feladat is megoldódik
Ne zavarj mód / Digitális detox:
Ez a digitális eszközökre, a közösségi média felületekre vonatkozik. A telefonon a “Ne zavarj mód” nemcsak alváshoz állítható be. Mikor fókuszált feladatot kell végeznem, a telefont lefordítom, be kapcsolom a “ne zavarj” módot, olyan munkát veszek elő, ami nem kapcsolódik közösségi médiához, így semmi nem vonhatja el a figyelmemet az adott munkáról.
Célok és mérföldkövek:
Tudd, hogy mit miért teszel, legyen előtted egy nagyobb cél!
A célod, a miérted legyen tiszta, amihez tudsz apróbb lépéseket – mérföldköveket – rendelni.
Miért fontos ez?
- A célod el szeretnéd érni, meg szeretnéd valósítani, tehát teszel érte.
- A mérföldkövek segítenek elérhetővé tenni!
Ahogyan a projekteket kisebb alprojektekre, feladatokra lehet bontani, úgy a nagy célt is! Felgyorsíthatod, ha még dátumhoz is kötöd őket, mert így még fókuszáltabban teszel a célodért, és láss csodát, meg fogod tudni valósítani igazán!
(Tapasztalatból mondom: mikor nagyon kilátástalannal tűnik a helyzet, akkor is szabad egyet álmodni, mert csak tenned kell érte! Akard nagyon, de cselekedj is, mert a sült galamb nem repül bele senki szájába.)
Cselekedd bele magad a jövőbe!
Ezt egy nagyon kedves mentorpártól hallottam sokszor, de már máshol is találkoztam ezzel a gondolattal.
A feladat:
Képzeld el magad a jövőben. Hogy élsz, mit csinálsz, mit viselsz, mivel foglalkozol, kivel vagy, mi a munkád, hogyan telik egy napod. Képzeld el ezt a vágyott állapotot, hidd el, hogy igaz!
Kezdj el úgy viselkedni, mint ahogy ez a jövőképed!
- Azt mondod, karriert vált és mást csinál? Kezdd el! Keress tanfolyamot!
- Lehet, hogy új hobbit szeretnél? Gyakorolj!
- Szeretnél új skilleket, szebb/jobb formát, menőbb stílust? Mi kell hozzá? Meg tudtad álmodni, kezdj el cselekedni hozzá!
Feladatok:
Online eszközök adta lehetőségek
Használd hatékonyan őket! Tudd, mit mire, mikor érdemes használni!
- Komoly, fontos, visszakövethető kell, hogy legyen valami? Arról legyen azért emailes anyag.
- Csak egy villámkérdésed van? Írj chaten – bár ne várj azonnal választ.
- Telefonálnál? Ha ismered az illetőt, írj neki előtte chaten, mikor aktuális, úgyis válaszol, vagy csak hívd fel, de kérdezz rá előbb: most alkalmas?
- Mérlegelj, hány személlyel beszélnél! 1 személyre vonatkozik vagy többre? Ha több, hívj össze meetinget, ha 1, akkor válasszatok kommunikációs módot.
Rendszeres meetingek
Home office-ban személytelenednek a kapcsolatok, hacsak nem beszéltek néha napján chaten és emailek kívül máshogy is. Telefon, Google Meet, Zoom, Whatsapp… ezek legyenek kéznél. Az ember továbbra is egy társas lény, még ha nem is tömegben érzed jól magad. Kell az, hogy mással is beszélj, mert elszoksz tőle és a korábbi képességeid – mikor esetleg nagyobb csoport előtt beszéltél – meggyengülnek. A következő hasonló szituációban nem biztos, hogy ugyanolyan hatékonyan tudsz szerepelni, ha nem gyakorlod!
Határok húzása
El kell választanod a munkát az otthonléttől.
Meg kell húznod a határt: attól, hogy otthonról dolgozol, még nem jelenti, hogy 0-24-ben elérhető vagy, mert csak fekszel és pötyögsz. Ez munka, még ha nem is pont ugyanolyan ütemben és ritmusban végzed, mint alkalmazottként / bent a munkahelyi környezetben.
Ha tudsz, alakíts ki egy fix munkaidőt már az elejétől fogva, hogy könnyebben állítsd össze a napi rutinod és ne csússz bele egy ömlesztett mókuskerékbe. Ne juss el oda, hogy ne tudd leválasztani a munkát a pihenésről és hogy pihenés alatt is be tudjon törni a munka.
A motivációd megőrzéséért:
- A célokhoz, mérföldkövekhez köss dátumot, ünneplési formát. Üdítő lesz kiszakadni a munkából ünnepléssel!
- Alakíts ki egy inspiráló otthoni munkakörnyezetet, ahová szívesen jársz be dolgozni.
- Legyenek hobbijaid, ami kikapcsol, feltölt, aktívan tart, ami iránt lelkesedsz.
Elvileg azért lettél vállalkozó, hogy ehhez hasonló eredményeket érj el és lehetőségeket teremthess, nem?
Zárszóként tömören öszefoglalva:
A home office-ról, mint térről:
- A home office előnyei: Rugalmasság, kényelem, időmegtakarítás.
- A home office kihívásai: Elvonulás, motivációhiány, határok elmosódása.
- A megoldás: Hatékony home office környezet kialakítása.
- Ideális home office: Kényelmes, inspiráló, funkcionális tér.
A home office-ról, mint létformáról:
- Tartsd meg a napi rutinod, ami már korábban is megvolt, vezess be olyanokat, amikkel az új helyzethez tudod az új feladataidat hangolni.
- Ne akarj egyszerre túl sokat bevonni, inkább szépen lassan haladj, épüljön be szokássá az újdonság.
- Legyen fókuszod, célod, vezércsillagod a napjaidban és a jövőd felé is, tudd beosztani a feladatokat.
- Kommunikálj az emberekkel szóban is, ne csak írásban!
- Húzd meg a munka és a magánéleted között a határt – legyen munkaidőd!
- Legyenek hobbijaid
Az otthoni munkavégzésnek is megvannak a maga előnyei és hátrányai. Meg kell találni itt is azt a ritmust, amivel produktívan és időben is megfelelően tudunk dolgozni. Kell egy jó belső hajtóerő, hogy ne egy újabb munkahelyet csináljunk magunknak, hanem egy olyan vállalkozásunk legyen, amiben szeretünk dolgozni, aminek a folyamatait élvezzük minden nehézségével együtt.
Mert szembe találod magadat a home office állapotokkal: ahol a pizsama az új üzleti öltöny, a konyha a menza, és a macska a legfontosabb kolléga – vagy valamelyik növényed. Ebből aztán nem lesz munka! Pedig van néhány alapszabály, amit a megfelelő, hatékony munkakörnyezet kialakításánál figyelembe tudsz venni, erről is írtam, olvasd el itt! Hogy ne az otthoni kanapé csábítson, mikor vár az álommunka és a vállalkozás!
